Política de protección de datos

1. ANTECEDENTES Y OBJETIVO

GRUPO PROA S.A.S, es una sociedad constituida y actualmente existente de acuerdo con las leyes de la República de Colombia con NIT 900822572-3, y es la propietaria de la plataforma www.terecomiendo.com.

En cumplimiento de lo previsto en el literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el capítulo III del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GRUPO PROA S.A.S. adoptó y publicó su Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales (anteriormente la “Política de Privacidad”), definiendo los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de GRUPO PROA S.A.S. obtenidas a través de la Plataforma www.terecomiendo.com o por cualquier otro medio.

Ahora bien, GRUPO PROA S.A.S. ha decidido actualizar su Política de Protección de Datos y adoptar de forma voluntaria la presente política de protección de datos personales (la “Política de Protección de Datos”), en la cual se establecen las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como Agencia Privada de Colocación de Empleos, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

GRUPO PROA S.A.S., como entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente documento, el cual tiene por objeto, abarcar los elementos esenciales para el cumplimiento de la legislación colombiana correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, tiene la finalidad de regular los procedimientos de Tratamiento de datos de carácter personal que realiza GRUPO PROA S.A.S. (“GRUPO PROA S.A.S.” o “TeRecomiendo.com”) a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012, en el artículo 15 de la Constitución Política y las demás normas que las modifiquen, aclaren, reglamenten o adicionen. La adopción de este documento no supone un cambio sustancial en la Política de Protección de Datos de GRUPO PROA S.A.S., preservando el Responsable y las Finalidades del Tratamiento definidos en la Política de Privacidad publicada anteriormente en la plataforma www.terecomiendo.com.

2. ALCANCE

Este Política de Protección de Datos es aplicable al Tratamiento de los datos de carácter personal que estén contenidos en bases de datos de GRUPO PROA S.A.S.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

GRUPO PROA S.A.S., es la propietaria de la plataforma ww.terecomiendo.com. y es el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios. Es preciso señalar que, en determinados casos, GRUPO PROA S.A.S. podrá tener la calidad de Encargado de Tratamiento de Datos personales.
Los siguientes son los datos de contacto de TeRecomiendo.com:
Domicilio: Bogotá
Dirección: Calle 93B # 19 – 31 oficina 401
Correo electrónico: contacto@terecomiendo.com
Teléfono: (571) 7433948
Página web: www.terecomiendo.com

4. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente Política de Protección de Datos, se tendrán en cuenta los términos definidos en la Ley 1581 de 2012, o en las normas que la modifique, adicione o aclare. Sin perjuicio de lo anterior, para efectos de la presente Política de Protección de Datos los términos empleados con letra inicial mayúscula tendrán el significado que a continuación se establece, con independencia que se empleen en singular o plural:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales de GRUPO PROA S.A.S. que sea objeto de Tratamiento;
Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables que se encuentre consignado en las Bases de Datos de GRUPO PROA S.A.S;
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, e incluye sin limitarse a ello a los Usuarios;
Plataforma: Significa el portal web www.terecomiendo.com propiedad de GRUPO PROA S.A.S.
Política de Protección de Datos: Significa el presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales de GRUPO PROA S.A.S.
Reglamento de Prestación de Servicios: Significa el Reglamento de Prestación de Servicios de GRUPO PROA S.A. el cual se encuentra publicado en la Plataforma y aprobado por la UNIDAD ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO, mediante Resolución No. 000936 de fecha 9 de noviembre de 2015, y sus adiciones o modificaciones que realice GRUPO PROA S.A.S. de tiempo en tiempo.
Responsable del Tratamiento: Significa GRUPO PROA S.A.S. o cualquier otra persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las Bases de Datos o el Tratamiento de los Datos Personales;
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, e incluye, pero sin limitarse a ello, a los empleados de TeRecomiendo.com y los Usuarios de los servicios que ofrece GRUPO PROA S.A.S. a través de la Plataforma;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
Usuarios: Son las personas que se han registrado como oferentes o demandantes de empleo, o como cliente bajo cualquier otra calidad, a través de la Plataforma o de otra forma.

5. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

Los Datos Personales de los Titulares que se recojan o que se encuentren registrados en las Bases de Datos de GRUPO PROA S.A.S., serán tratados conforme a los principios para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, que serán aplicables de igual forma a las Bases de Datos compartidas o transferidas a GRUPO PROA S.A.S. por terceros.

Para las finalidades descritas a continuación, GRUPO PROA S.A.S. podrá: Recoger, transmitir, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir, transmitir y custodiar los Datos Personales de los Titulares, como Responsable del Tratamiento, encargándose directamente del Tratamiento de los mismos o encargando a un tercero, sea que opere o no en otro país para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado conforme a las finalidades siguientes y las que sean Autorizadas por los Titulares.

5.1.Finalidades del tratamiento de datos personales

GRUPO PROA S.A.S. usará los datos personales del Titular con las siguientes finalidades:

  • Desarrollar actividades necesarias, vinculadas o relativas a la promoción del encuentro entre demanda y oferta de empleo, caracterización de personal y las demás descritas en el Reglamento de Prestación de Servicios;
  • Proveer nuestros servicios y productos;
  • Informar sobre cambios en los productos o servicios;
  • Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) adquirido(s);
  • Realizar estudios internos sobre hábitos y tendencias de nuestros Usuarios;
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros Usuarios, proveedores y empleados;
  • Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos;
  • Informar sobre ofertas y promociones a los usuarios que han aceptado recibirlas;
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros Usuarios, proveedores y empleados;
  • Emitir cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de cualquier transacción;
  • Concretar el pago de un servicio adquirido por el Titular;
  • Prestar los servicios contratados por el Titular;
  • Suministrar respuestas a las consultas acerca de servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos;
  • Realizar actividades de cobranza, incluyendo pero sin limitarse a actividades de cobro prejurídico o judicial;
  • Realizar estudios con fines estadísticos y medición del nivel de satisfacción del Usuario y de conocimiento del Usuario;
  • Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de GRUPO PROA S.A.S. que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus Usuarios;
  • Desarrollar actividades relacionadas con servicios prestados por GRUPO PROA a través de medio computarizados, de atención telefónica u otros de naturaleza similar;
  • Ejecutar procesos y procedimientos contables;
  • Realizar y cumplir los protocolos de seguridad establecidos por GRUPO PROA S.A.S.
  • Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.
  • Crear Bases de Datos de acuerdo con las características y perfiles de los Titulares de los Datos Personales;
  • Corroborar la veracidad de la información entregada por los Titulares;
  • Llevar a cabo las actividades necesarias para la protección y cuidado del medio ambiente, así como de la salud e integridad de los Titulares.
  • Cumplir con las obligaciones legales por parte de GRUPO PROA S.A.S;
  • Cumplir adecuadamente con sus obligaciones laborales;
  • Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por los Clientes o Usuarios.

5.2.Manejo de datos sensibles

GRUPO PROA S.A.S. no recolectará, usará o tratará Datos Sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una Autorización para dicho Tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha Autorización.

6. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES.

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de GRUPO PROA S.A.S. tendrán además de los derechos contenidos en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo reglamenten, aclaren, modifiquen o adicionen, los siguientes:

a) Conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales frente a GRUPO PROA S.A.S., como Responsable del Tratamiento. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GRUPO PROA S.A.S. salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por GRUPO PROA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por GRUPO PROA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento.
d) Mediante reclamación presentada conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de GRUPO PROA S.A.S., y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral 7 de la presente Política.
e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
f) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento GRUPO PROA S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
g) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento conforme al procedimiento dispuesto por GRUPO PROA S.A.S., para tal efecto.

7. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR CONSULTAS Y RECLAMACIONES

GRUPO PROA S.A.S. garantiza el derecho de consulta, rectificación, actualización o supresión de los Datos Personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para presentar solicitudes asociadas al ejercicio de estos derechos, el Titular deberá enviar una comunicación escrita al área de servicio al cliente, utilizando la información consignada en el numeral 3 del presente documento.

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los Titulares será el área de servicio al cliente o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia que se encuentre como delegada para ejecutar dicha petición, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de Datos Personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales.

Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Si la solicitud resulta incompleta, se emitirá la comunicación al Titular, solicitando requisitos pendientes que contempla un tiempo no mayor a los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las inconsistencias. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el Titular no presenta la información requerida, se entenderá que ha “Desistido” de la solicitud y se procederá a cerrarla con este estado.

Para el ejercicio de los derechos de los Titulares: La solicitud de consulta, rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del medio ya mencionado y habilitado por GRUPO PROA S.A.S. y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

  • El nombre, domicilio del Titular y medios de contacto para recibir la respuesta, tales como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
  • Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los Datos Personales o hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan lugar a su solicitud.

Supresión de Datos. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GRUPO PROA S.A.S., la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
  • Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GRUPO PROA S.A.S. el Titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
    a) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
    b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, GRUPO PROA S.A.S. realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. También se tendrá en cuenta que en determinados casos, cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización, por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.

8. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DELA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 1 (primero) de julio de 2017.

Por regla general, el término de las Autorizaciones sobre el uso de los Datos Personales por los Usuarios se entiende desde la aceptación de los términos y condiciones de la Plataforma y durante el ejercicio del objeto social de GRUPO PROA S.A.S..

Las Autorizaciones sobre los Datos Personales de los Usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de GRUPO PROA S.A.S. no se podrán usar sus Datos Personales para nada diferente a la prestación del servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

Cualquier cambio sustancial en las condiciones de Tratamiento o a la presente Política de Protección de Datos, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto o a través de la Plataforma.

Para los Titulares a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la Plataforma o en la sede de TeRecomiendo.com.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas o actualización sustancial de la misma.

Vinculado a la red de prestadores del Servicio Público de Empleo.
Autorizado por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo según resolución No. 000936 de 2015.
Ver términos y condiciones
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